Jako najważniejsze narzędzie w systemie „ just in time „ zarządza całą gospodarką magazynowo-produkcyjną w celu dostarczania klientowi dokładnie tego, czego w danym momencie potrzebuje, w dokładnie wybranej przez niego ilości oraz w odpowiednim czasie.

Głównym przekazem informacji jest karta Kanban ( słowo pochodzi z j. japońskiego ), która jest sygnałem zamówienia ze strony klienta na odpowiednie materiały. Karta taka pojawiając się u dostawcy jest sygnałem do rozpoczęcia produkcji.

Karta Kanban zawiera następujące dane: nazwę produkowanego towaru, jego ilość w pojemniku transportowym, numer karty oraz informację kto jest dostawcą danego produktu. System Kanban w znaczący sposób ułatwia komunikację pomiędzy dostawcami produktów oraz ich odbiorcami, gdyż wskazuje co należy wykonywać w odpowiedzi na pojawiający się popyt.

System Kanban bazuje na koncepcji tzw. Supermarketu czyli mini-magazynu. Z tego supermarketu pobierane są detale przez klientów. Tutaj też są przemieszczane detale przez dostawców po ich uprzednim wyprodukowaniu. Każdy pojemnik ( kontener, skrzynia, itp. ) w supermarkecie zawiera kartę Kanban, która to po zużyciu detali jest przekazywana do dostawcy. Karty Kanban u dostawcy są przechowywane na tablicy planowania produkcji. Na każdy detal, który jest objęty system są określone poziomy minimalne oraz maksymalne. W momencie rozpoczynania produkcji, karta dołączana jest do pojemnika i po wyprodukowaniu razem z nim przemieszczana jest do supermarketu. Jest to proces zamknięty.

W systemach Kanban zlecenia produkcyjne kierowane są na końcowe operacje, które to w reakcji na zamówienie „ pociągają „ odpowiednie materiały od dostawców. Dostawcy natomiast w reakcji na pojawiające się karty Kanban uzupełniają zapasy w supermarkecie w ustalonym zakresie. Dlatego system Kanban często nazywany jest systemem ssącym ( pull ).